科大档案发〔2023〕1号
校属党政各单位、各部门：
为做好我校2022年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档内容
学校和各单位2022年在各项活动中直接形成的具有保存价值的原始文件材料，有关规定按照《广西科技大学档案管理规定（试行）》（校发〔2015〕71号）和《广西科技大学文件材料归档范围和档案保管期限规定》（档发〔2016〕5号）执行。
（一）关于外单位收文的整理归档。学校收文由党委办公室、校长办公室负责从OA系统打印《广西科技大学收文签》并在表格左上角处加盖公章，与公文原件、处理结果材料一并归档；各单位收文由本单位负责从OA系统打印《二级单位收文签》并在表格左上角处加盖公章，与公文原件、处理结果材料一并归档。
（二）关于学校发文的整理归档。以学校党委、行政名义制发的校内外公文，由拟稿单位负责从OA系统打印《广西科技大学发文签》并在表格左上角处加盖单位公章后，与正式红头文件、有修改痕迹的最终文稿、附件材料一并归档；以非教学单位名义制发的公文由各单位负责打印《二级单位发文签》并在表格左上角处加盖单位公章后，与正式红头文件、有修改痕迹的最终文稿一并归档。以教学单位名义制发的公文由各单位自行参照学校相关规定进行整理归档，保存在单位办公室。各单位在红头文件印制时应预留归档份数。
（三）关于校内请示、报告的整理归档。校内请示、报告由发文单位打印《广西科技大学请示（报告）登记单》并在表格左上角处加盖单位公章后，与公文原文、附件以及相关材料一并归档。
（四）关于联合办理的公文整理归档。由2个以上单位联合办理的公文，由主办单位负责打印公文处理表单并在表格左上角处加盖本单位公章后，与盖有联合办理单位公章的正式公文、附件以及相关材料一并归档。
（五）重大活动和重要会议文件材料、现场照片、音频、视频、实物等的整理归档。请相关单位在活动或会议结束后的10个工作日内做好归档工作，具体要求请参见《广西科技大学重大活动和重要会议档案归档工作规定》（校发〔2014〕132号）。除常规重大活动和重要会议外，乡村振兴（脱贫攻坚）、疫情防控、巡视巡察等重点工作档案纳入重大活动归档范围。
（六）各单位在工作中直接形成的、具有保存价值的其他原始记录的整理归档。主要包括非红头文件材料、照片、音频、视频、实物等，具体归档内容请参见《广西科技大学文件材料归档范围和档案保管期限规定》。
二、归档要求
（一）纸质归档文件材料一式1份，文件版面和各要素显示效果应符合公文格式要求，必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。
（二）声像材料以光盘、硬盘、U盘为载体移交，或以电子邮件形式发送至nj8257@163.com。归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，图像清晰、音质良好。照片以JPG、TIF格式归档，音频以WAV、MP3格式归档，视频以MP4、AVI、MXF格式归档。
（三）实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源。
（四）请各单位兼职档案员将归档文件材料分类预立卷后，登录学校数字档案管理系统进行录入（网址：http://10.254.160.173:8080/archives/），详细操作规程见广科大档案交流群（QQ：217537379）档案系统培训资料。
（五）纸质归档文件以每份文件为一件，录入完毕的文件材料须按件内排序要求排好后用回形针或夹子夹好，在规定的时间内送档案馆校核。件内文件排序要求：发文（正式文件+发文签+草稿）、收文（收文签+正式文件+处理结果材料）、请示报告（请示单+正式文件+草稿）。
待校核通过后用不锈钢钉装订，装订应在归档文件左侧两钉装订，订位为两钉外订眼距板面上下边缘各7cm为宜。最后使用页码机编制页码。
（六）移交归档文件材料前须从数字档案管理系统中打印移交单、卷内目录（基建、科研、设备类），移交单须本单位分管档案工作领导审核后签字并加盖单位公章（一式2份），办理移交手续后，交接双方各执1份备查。
三、归档时间
各单位须在规定时间内（见附件）向档案馆移交本单位的归档文件材料。党群、行政、外事、出版、设备、声像、实物类档案材料交至办公楼202室，联系电话：2686787；教学、财会、科研、基建类档案材料交至办公楼204室，联系电话：2686510。
四、其他
档案馆将按照学校有关文件精神，对各单位文件材料归档工作进行考核并通报归档情况。
附件：各单位文件材料归档时间安排表
档案馆
2023年3月20日
