重大活动和重要会议档案是学校改革发展的重要历史记录，是学校档案资源的重要组成部分。为做好我校重大活动和重要会议档案归档工作，制定本规定。

一、本规定所称的重大活动和重要会议档案，是指在以学校名义举办或由学校主办（或承办）的重大活动和重要会议中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录。

二、重大活动和重要会议的范围

（一）国家、自治区、柳州市领导及主要负责人等到校视察、调研、指导工作等。

（二）国内外兄弟院校、重要单位到校交流访问、合作办学等。

（三）知名人士到校参观、访问、演讲、讲学等。

（四）校领导或部门领导出席的各类重要公务活动（包括重要出访活动）。

（五）学校主办或承办的重大学术交流会议、研讨会。

（六）学校举办的重大庆典和重要纪念活动。

（七）由学校组织的或代表学校参加并获奖的国内外具有重大影响力的比赛活动。

（八）其他重大活动和重要会议等。

三、归档范围

（一）重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导人讲话、会议成果、会议记录、宣传报道、题词等重要文字材料。

（二）记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等音像材料及其文字说明。

（三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案。

（四）在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌。

（五）其它具有历史参考价值的材料。

四、归档程序

（一）承办单位在筹备重大活动或重要会议时，即开始布置档案的收集、整理、立卷、归档工作，明确档案收集、整理的具体责任部门和人员，落实工作经费以及保障措施。

（二）档案馆负责对归档工作进行业务指导，督促、检查主办或承办部门的档案收集工作和及时归档。

（三）重大活动或重要会议结束后，承办单位（以学校会议安排或通知为准）兼职档案员须及时收集整理文件材料，按要求录入学校档案管理系统。

（四）归档材料须由本单位主要领导或分管领导审核，签署移交目录（一式2份）后向档案馆移交。

五、归档要求

（一）所归档的文件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好；照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有重要活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。

（二）重大活动或重要会议的文件材料必须在活动或会议结束后的10个工作日内向档案馆移交。因特殊原因需延期移交档案的，须经档案馆同意。

六、重大活动和重要会议档案属学校所有，任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。

七、重大活动和重要会议档案归档工作将作为各单位年终办公室工作考核的重要依据之一。

八、本规定自下文之日起施行，由档案馆负责解释。